在上期文章《探讨：医院如何选择一款适用的设备管理系统，并如何实现系统在管理工作中的应用》里，我们深入探讨了医院该如何挑选契合自身需求的设备管理系统。不过，仅仅选定一款适用的系统并非终点。经我们观察发现，在医院设备科日常管理运营过程中，即便引入了设备管理系统，仍面临诸多棘手问题，诸如数据混乱无序、操作指引模糊不清、业务流程缺乏明确规范等。由此可见，如何高效运用医院设备管理系统，已然成为医院迈向信息化管理进程中不容忽视的关键要素。

医院设备管理系统使用中面临的难题

一、数据混乱困境

1.数据录入不准确、不完整

医院设备种类繁杂，数量众多，在录入设备信息时，可能出现信息错误或遗漏。如设备型号写错、购置日期不精确、生产厂家名称有误等。部分设备的技术参数、配件信息等重要数据缺失，使得设备台账无法全面反映设备真实情况，影响后续的维护、维修以及采购决策。

2.数据更新不及时

设备在使用过程中，状态不断变化，如发生维修、保养、转移科室等情况。然而，由于相关信息未能及时在管理系统中更新，当设备出现故障需要维修时，维修人员无法从系统中获取最新的维修记录和设备状态，可能重复维修或采用不恰当的维修方法，延误维修时间，影响设备正常使用。

3.数据一致性问题

医院可能存在多个信息系统，如医院信息系统（HIS）、实验室信息系统（LIS）等，设备管理系统需与这些系统进行数据交互。但由于各系统数据标准不一致，数据接口不规范，导致设备相关数据在不同系统之间传输时出现不一致的情况。例如，设备的库存数量在设备管理系统和财务系统中显示不同，给资产管理和财务核算带来困扰。

二、人员操作困境

医院设备科人员对新的设备管理系统熟悉程度参差不齐。部分医院在系统上线前，对设备科人员的操作培训不够全面深入，只进行了简单的基础操作讲解，员工对系统的复杂功能和业务流程缺乏足够了解。在实际工作中，遇到稍微复杂的操作，如设备采购申请流程的发起、维修工单的详细填写等，就无从下手，影响工作效率。

三、流程适配困境

1.系统流程与医院实际业务流程脱节

设备管理系统在设计时，往往遵循通用的业务逻辑和流程规范，但不同医院的设备管理模式和业务流程存在差异。例如，部分医院在设备采购审批环节，可能有独特的审批层级和权限设置；在设备维修流程中，对报修、派单、维修验收等环节的处理方式也不尽相同。如果系统流程不能根据医院实际情况进行定制化调整，就会出现系统操作与实际工作流程不一致的情况，员工为了完成工作，可能会绕过系统进行操作，使系统失去应有的作用。

2.流程优化困难

随着医院业务的发展和管理要求的提高，设备管理流程需要不断优化。然而，一些设备管理系统缺乏灵活性和可扩展性，难以对现有流程进行便捷的修改和调整。当医院希望增加新的业务环节，如设备的效益评估流程，或者对现有流程进行简化和整合时，可能需要投入大量的人力、物力和时间进行系统二次开发，这不仅成本高昂，而且可能影响系统的稳定性和正常使用。

3.流程监控与反馈机制不完善

在设备管理系统运行过程中，缺乏有效的流程监控手段，无法实时掌握各项业务流程的执行情况。对于流程中出现的异常情况，如审批超时、维修延误等，不能及时发现并采取措施进行纠正。同时，员工在使用系统过程中，对流程存在的问题反馈渠道不畅通，导致问题无法及时得到解决，影响流程的顺畅运行和工作效率的提升。

四、服务与技术困境

1.售后服务不足

医院设备管理系统涉及计算机技术、网络技术、数据库技术等多个领域的专业知识。当系统出现故障时，医院内部的技术人员可能由于技术水平有限，无法及时解决问题。而软件供应商的技术支持响应不及时，或服务质量不高，不能在第一时间提供有效的解决方案，导致系统长时间停机，影响医院设备管理工作的正常开展。

2.系统升级不及时

软件供应商会根据市场需求和技术发展，对设备管理系统进行升级，以修复漏洞、增加新功能、提升系统性能。但部分医院由于对系统升级的重要性认识不足，担心升级过程中出现数据丢失或系统不稳定等问题，迟迟不进行系统升级。这使得医院无法享受到新功能带来的便利，同时，系统长期处于旧版本状态，可能存在安全隐患，容易受到病毒攻击和数据泄露的风险。

3.系统兼容性问题

医院信息化建设过程中，会引入多种不同的信息系统和硬件设备。设备管理系统需要与这些系统和设备进行良好的兼容，才能实现数据共享和业务协同。然而，随着信息技术的快速发展，新的软件和硬件不断涌现，部分老旧的设备管理系统可能无法与新的系统或设备兼容。例如，医院更换了新的服务器操作系统，设备管理系统可能出现不兼容的情况，导致系统无法正常运行，需要耗费大量时间和精力进行兼容性调试和优化。

如何用好医院设备管理系统

以下几点建议帮到你

用好医院设备管理系统，需要从数据、人员、流程和系统维护等多个层面着手。对此，以下几点建议希望帮助用好医院设备管理系统：

一、优化数据管理

1.定制化信息录入模板

针对设备信息的准确性、完整性，如设备型号、规格、购置日期、生产厂家等必填项是否正确填写，技术参数、配件信息等重要内容遗漏的问题。软件厂商需为医院量身定制台账录入模板，不仅大大提升设备科人员录入台账信息的效率，同时保证设备各项基础信息精准全面的录入进系统当中，为后续设备的出入库、维修、保养、巡检、效益分析等管理工作奠定坚实的基础。

2.统一数据标准与接口

医院信息科与软件系统的开发团队，共同制定统一的数据标准，包括设备名称、编码规则、数据格式等。对设备管理系统与其他系统（如 HIS、LIS 等）的数据接口进行规范和优化，确保数据在不同系统之间传输的一致性和准确性。在数据交互过程中，采用数据校验机制，对传输的数据进行实时校验，发现不一致的数据及时进行修正。定期对各系统之间的数据一致性进行检查和比对，及时解决数据不一致的问题。

3.软件厂商配合数据的校准工作

如果医院之前使用过其他设备管理系统或有大量的设备数据记录，需要制定详细的数据迁移方案。确保数据的准确性、完整性和一致性，避免数据丢失或错误。软件厂商需要在数据迁移过程中，对数据进行清洗、整理和转换，使其符合新软件的格式和要求。同时，要做好数据备份，以便在出现问题时能够及时恢复。

二、加强人员培训

在设备管理系统上线前，软件厂商和设备科共同协商，制定详细的培训计划，根据不同岗位的需求，设计针对性的培训课程。培训内容不仅包括系统的基础操作，如设备信息查询、报修申请提交等，还涵盖复杂业务流程的操作，如设备采购全流程操作、设备报废处理流程等。采用多种培训方式相结合，如集中授课、现场实操演练、制作操作视频教程供员工随时学习等。培训结束后，组织考核，对考核不合格的员工进行补考或再次培训，确保员工熟练掌握系统操作技能。

三、优化业务流程

1.定制化系统流程

在设备管理系统实施过程中，医院设备管理部门、各临床科室以及软件供应商的专业人员需共同协商沟通，对医院现有的设备管理业务流程进行全面梳理和分析。根据医院的实际管理模式和业务需求，对系统流程进行定制化调整，确保系统流程与医院实际工作流程高度契合。例如，在设备采购审批流程中，按照医院现有的审批层级和权限设置进行系统配置；在设备维修流程中，优化报修、派单、维修验收等环节的操作流程，使其符合医院的工作习惯和管理要求。在定制化流程完成后，进行模拟测试，确保流程的顺畅运行。

2.提升系统流程灵活性

软件厂商配合医院实现系统的拓展，确保系统能够根据医院业务发展和管理需求的变化，方便快捷地对业务流程进行调整和优化。软件厂商应提供相应的流程设计工具，使医院内部的技术人员或业务管理人员能够自行对流程进行简单的修改和定制。对于较为复杂的流程优化需求，软件厂商应提供及时的技术支持和二次开发服务，在保证系统稳定性的前提下，满足医院不断变化的业务需求。

3.建立流程监控与反馈机制

在设备管理系统中设置流程监控模块，实时跟踪各项业务流程的执行情况，包括审批进度、维修时长、设备采购周期等。通过可视化的图表和数据展示，让管理人员能够直观地了解流程运行状态。当流程出现异常情况，如审批超时、维修延误等，系统自动发出预警信息，提醒相关人员及时处理。同时，建立员工对流程问题的反馈渠道，在系统中设置意见反馈入口，员工在使用系统过程中发现流程不合理或存在问题时，可随时提交反馈意见。医院管理部门定期对反馈意见进行汇总和分析，根据实际情况对流程进行优化和改进。

四、加强系统维护

1.建立多元技术支持体系

医院信息科加强对设备管理系统的日常维护和技术支持。定期组织团队成员参加技术培训，提升其技术水平和故障处理能力。同时，与软件厂商签订详细的技术服务合同，明确服务内容、响应时间和服务质量标准。软件厂商应提供24小时的技术支持热线，确保在系统出现故障时能够及时响应。

2.制定合理的系统升级计划

医院信息科应密切关注并结合医院的实际情况，制定合理的系统升级计划。在升级前，组织相关人员对升级内容进行评估，分析升级可能带来的影响，如数据兼容性问题、系统功能变化等。制定详细的升级实施方案，包括数据备份、系统测试、人员培训等工作安排。在升级过程中，严格按照实施方案进行操作，确保升级过程顺利。升级完成后，对系统进行全面测试，及时发现并解决升级后出现的问题，确保系统的稳定性和正常运行。

3.定期进行系统兼容性评估与优化

医院信息科定期对设备管理系统与其他信息系统、硬件设备的兼容性进行评估。在引入新的信息系统或硬件设备之前，进行兼容性测试，确保其与设备管理系统能够正常协同工作。对于发现的兼容性问题，及时与相关供应商沟通协调，共同寻找解决方案。同时，随着信息技术的不断发展，对设备管理系统进行定期的优化和升级，提升系统的兼容性和性能，确保系统能够适应医院信息化建设的整体发展需求。

结语

通过对数据管理、人员培训与管理、业务流程优化以及系统维护等多维度的精心打磨与持续践行，医院设备管理系统将从最初的陌生工具，逐步内化为医院运营体系中不可或缺的核心力量。精准的数据将成为设备全生命周期管理的可靠基石，助力每一项决策都能切中要害；熟练掌握系统操作的设备科管理队伍，会让设备管理的各个环节紧密衔接、高效运转；契合医院实际的定制化流程，将在复杂多变的医疗环境中始终保持适应性与灵活性；而稳固且与时俱进的系统维护机制，则为设备管理工作的平稳推进提供坚实保障。随着这些举措的深入实施，医院设备管理水平必将实现质的飞跃，不仅能显著提升设备的使用效率、降低运营成本，更能全方位推动医院医疗服务质量的提升，为医院在激烈的行业竞争中赢得优势，最终为患者带来更优质、高效、可靠的医疗体验，为医院的长远发展铸就坚实根基 。