供应商及合同管理
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一、合同管理医院和供应商之间的业务往来需要通过合同来保证各自的利益,而纸质的合同流转太慢而且容易丢失;供应商通过平台可以录入合同主体信息并上传电子图片,医院档案管理员可以直接下载更新到本地系统中,无需重新录入,避免重复工作,减少出错,提高工作效率。

二、证照管理供应商按照国家对一、二、三类耗材及后勤物资的相关法规要求分别在供应商平台上维护证件,证件以清晰、合法、合格的原件扫描件上传平台,供应商依据医院供货目录将上传好的证件推送到医院,医院档案管理员对供应商推送过来的证件进行审核,审核通过后形成一套完整的电子证件档案,医院可以通过检索调阅证件也可直接同步到本地内部系统,证件体系中包括:供应商三证、厂商三证、医疗器械注册证、法人授权书等,并且以注册证为基础相关联。

保力医院设备科管理软件能够有效解决针对合同资质证照手工管理,数量大、工作繁琐,耗材的“三证”(注册证、生产许可证、经营许可证)、授权时限等信息更新不及时,查漏补缺较难,没有智能到期提醒。科室订货时忽略查询资质,会造成耗材准入把关不严,存在安全质量隐患等问题。

供应商及合同管理

 

 合同证照管理功能

1、供应商基础资料管理

详细记录供应商相关资料(代码、名称、区域、联系人、联系电话等),并可对供应商进行分类管理。

2、供应商供货管理

通过系统能对供应商曾经提供的设备进行自动或手动记录、查询和管理,有助于更好的管理供应商。

3、设备与供应商管理

系统能按设备查询不同的供应商信息,当有新设备需要采购时,直接调出以往交易记录做为参考,有助于快速选择供应商。

4、合同管理

存储合同相关信息,按合同标的信息记录,如供货商品,设备名称,品牌,价格,日期,同时能上传合同附件或扫描件,并对到期合同有相关提醒功能。

5、供货商证照管理

能对供应商的“各种”包括授权书等证照进行记录和管理,并自动提醒。

6、证照到期提醒平台(短信平台)

可将近1月、近7天到期的证件信息、过期未换证列表自动列出,并设置供应商联系人手机,集成短信平台功能,可提前发短信给供货商。

7、合同到期提醒

针对已签定合同,合同到期前1个月进行提醒,如果有需要的进行续签。

8、供应商付款提醒

主要针对两类,一是合同分期付款,可将近期1月内待付款的信息进行展示,可打印后提交财务,二是供应商应付帐款的提醒(已使用耗材后,或是定期3个月或6个月结帐的供应商)

9、供应商换证管理

到期后的证件,需要换证时,记录每一次的证件信息及相关时间信息,以做存档管理。

 

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